はじめてのブース参加をご検討の方へ

イベント出店未経験の方で、ローデンツへのご出店を検討されている方へ、必要な資材、準備などをご紹介させていただきます。

イベント運営者として皆様のブース運用を拝見し、必要なもの、あったら良いものを箇条書きにて紹介させていただきます。各々の商品構成などに合わせてご参考いただけましたら幸いです。

1.移動や運搬

移動手段

運搬方法としましては

1.自家用車

2.公共交通機関(鉄道、新幹線、飛行機)

上記があげられます。

1.自家用車(レンタカー含む)は最も多くの商品を運搬することができ、段ボール箱やコンテナボックスなど使用できるため運搬の荷造りが最も容易です。また移動時間のみ考えれば良いので、時間的融通が効きます。

しかし移動による疲労もございますのでイベント終了後に安全に移動できるスケジュール作りが必要です。またローデンツ開催施設に駐車場が併設されていない場合は、その確保と料金が発生いたします。

2.新幹線や飛行機など公共交通機関をご利用の場合はハンドキャリーできる荷物の総量が少なくなります。この場合はホイール付きのスーツケースがあれば運搬が容易になります。

また当日中の移動が困難な場合は開催施設最寄りの宿泊施設をご利用なられると思いますが、ホテルなど事前に荷物を送付することができる施設もございますので、宿泊施設選びのポイントにもなります。

ローデンツ開催施設への荷物の直送は各開催施設により可否が異なりますので、必ずご確認ください。また運営による荷受け、出荷代行はできません。

2.ブース運営に関係するもの

1.会計方法

当日は各ブースにて会計です。現金、カード決済、コード決済など必ず1つはご用意ください。運営では両替できませんので釣銭のご用意などご留意ください。領収書のご用意もお忘れなくお願いいたします。

また施設常設のwifiは利用はできませんので、カード/コード決済などネット通信が必要な決済方法をご利用の場合はその通信方法のご用意もお忘れなくお願いいたします。

関連しまして各商品の価格表示(POP)はご掲示いただけますとお客様の安心度が増します。価格が不明ですと興味があってもお手に取ることをためらってしまいます。機会損失を生まぬよう値付けはとても大切です。

現金決済の場合は現金受領用のキャッシュトレイをご用意いただけますとお客様からの印象が良好になるかと思います。

2.運搬容器など

移動方法によって異なりますが、スーツケースなどハンドキャリーできるものですと搬入エレベーター以外に一般入場用のエレベーターが利用できます。

大量の荷物を搬入する場合は台車のご用意があると便利です(ローデンツ東京はレンタル可能)

またすべての資材はブース専有面積内に配置する必要があります。商品配置後に折りたたむことができるコンテナボックスなどですとより有効的にブース面積を使用できるかと思います。(駐車場併設の場合は車内に収納も可能)

3.陳列棚など

商品の陳列はテーブルやラックへ平置き、ハンガーラックなどにハンギングなどが考えられます。

ローデンツではテーブルレンタルの用意があります。レンタルテーブルご利用の場合は必ずテーブルクロスなど天面を保護するものをご使用ください。レンタルテーブルを利用せず、持ち込みのテーブルや什器(ラックやハンガーなど)をご利用いただくことも可能です。

全ての商品、什器は転倒時の被害抑止のため高さ制限を設けておりますのでご確認ください。

電源の使用は各開催地のより可否が異なります。またブース仕様により可否が異なりますのでお申し込み時にご確認ください。お持ち込みのポータブル電源の使用に制限はございません。

4.筆記用具など

領収証の記入など筆記用具は必ずご用意ください。また当日POPの追加や修正にも利用できますのでボールペンやマジックペンなどご用意ください。スマホの電卓機能を使用することもできますが、会計用の電卓をご用意いただけますとスムースな会計の助力になるかと思います。

荷捌きなどでハサミやカッター、テープ類も利用することが想定されます。

5.装飾品

ブース専有面積内でしたら立てバナー、旗、ポスターなど掲示可能です。往来のお客様からの関心を得るためのアイキャッチはとても重要です。(生体販売店舗につきましては、開催場所により店名を掲示不可能なエリアもございます)施設への汚損等防止のため、壁面への掲示物の貼付は禁止です。

映像や音響設備を設置しての集客は可能ですが、フロアBGMへの影響、また近隣ブースへの影響をお考え下さい。音量や光量になどにより遠慮いただく場合もございます。

関連しまして通路を往来のお客様でのお声掛けは可能ですが、近隣他ブースへご迷惑にならぬようお気を付けください。

6.商品

商品につきましては各々ご用意くださることと存じます。

グッズ販売などの商品構成にお求めやすくかつ保管の容易なものをご用意いただくことをお勧めいたします。日頃SNSなどで活動報告をなされていることを拝見されているお客様が実際に会いにお越しになることもございます。その際にその思い出ともなる商品のお求めを要望されることが考えられますが、高価な商品や複数所有することは容易ではない商品はお求めが難しいかと思います。また足しげくお越しくださる方のために1点でも結構ですので新商品があるとブースを訪れやすくなり、より大きなご商談へのステップアップにつながる可能性も高まるかと存じます。メーカー様などの出展の場合も同様のことが考えられます。

在庫管理など大変なこともございますがご参考になりましたら幸いです。

7.プロフィールなど情報

ショップカードなど店舗プロフィールをお知らせできるものはとても有用です。名刺サイズやポストカードサイズですと印刷費も比較的安価に作成できます。テーブルスペースの装飾や、接客の起点にするなど様々な利用方法があります。

持ち物というわけではございませんが、ご活動が一目できるホームページや各種SNSなどをご用意いただくことはとても有用です。特にSNSに関してはショップ専用アカウントなど個人用のものと別に運用することが好ましく思います。日々のことや思想などを表明されますと思わぬ点でファンを減らしてしまうことになりかねません。またお客様のお求めにならない情報が多いとミュートされてしまうことも多々あるかと思います。視聴者数など既存のアカウントのほうが有利な点もあるかと存じますが、中長期的な視点で上記手法はメリットがあるかと思います。上記ショップカードに記載する情報としてご参考くださいませ。

生体販売ブースはスタッフパスとは別に個々のスタッフ名がわかるカードが必要ですので名刺をご用意ください。

8.清掃用具

販売商品にもよりますが、ブース運営にて屑など発生することもございますので撤収時に使用する清掃用具もお忘れなくご用意ください。(例:簡易ほうきセット、粘着ローラー、ごみ袋、ウェットティッシュなど)

廃棄物はすべて各ブースにてお持ち帰りいただきます。

(会場によって有料で廃棄物をお受けできる場合もございます。)

3.直接ブース運営に関係しないもの

私物など持ち物

こちらでは必須ではないものの必要になるかもしれないものを箇条書きで紹介いたします。

1.飲料と軽食物

複数人でブース運営される場合は買い出しも可能ですが、おひとりで運営の場合はイベント開催中ブースを離れられない場合もございますのでそのご用意が好ましいです。軽食に関しては急な来客にも対応できるものがよろしいかと思います。

2.モバイルバッテリー

開催施設によっては電波状況が不安定な場合もありますので、予想以上に携帯電話の電池消耗が大きい場合がございますので、ご用意があると安心です。

3.羽織ものなど衣服

ローデンツは生体への影響を考え室温を23度を目標に設定しておりますため、一般的なイベントと比較し肌寒く感じる方もおられるかと思います。温度調整ができる服装が好ましいかと存じます。スタッフスーツなどご用意の店舗様もおられますし、各々のキャラクターを表現する服装で良いかと思いますが、あまりに華美な服装ですとお客様が声掛けしづらいこともございます。また販売員として粗雑な服装もまたお客様に嫌煙される可能性がございますのでご留意ください。

全ての事案に対応できているというわけではございませんが、ブースご参加を検討される際の参考になりましたら幸いです。